Til hamingju! Þú vann vinnu, unnið hart að því að framleiða frábæra síðu og viðskiptavinurinn er ánægður með niðurstöðurnar. Nú myndi það ekki vera gott að fá greitt?
Þó að innheimtu megi ekki virðast mest spennandi viðfangsefni, þá er það án efa eitt af mikilvægustu sviðum fyrir hvert fyrirtæki. Reikningurinn þinn endurspeglar vörumerki þitt, styrkir fagmennsku þína, er aukalegur sölustaður til að vinna meiri vinnu og síðast en ekki síst færðu þér greitt. Gerðu það rangt, og þú munt ekki vera í viðskiptum lengi.
Margir sjálfboðaliðar og eigendur lítilla fyrirtækja eru í erfiðleikum með að búa til reikninga, sérstaklega þá sem gera allt fyrir fyrirtæki sín af sjálfu sér.
Í eftirfarandi færslu mun ég reyna að skýra þetta ferli og nokkrar hugtök og venjur sem tengjast henni, en forðast hvers konar bókhaldsskammu. Þar að auki gef ég þér 10 fallegar reikningsmámálsmáta sem þú getur sérsniðið og notað strax og ég mun sýna þér frábær verkfæri sem auðvelda líf þitt og hjálpa þér að reikna eins og atvinnumaður.
Reikningur eða reikningur er viðskiptaskjal sem seljandinn hefur gefið út, sem kaupandi hefur fengið og inniheldur upplýsingar eins og verð og magn vöru, greiðslumáta og hámarkstímabil þar sem kaupandi skal greiða.
Seljandi er seljandi eða þjónustuveitandi, en kaupandinn er viðskiptavinur eða viðskiptavinur.
Þetta skjal er mikilvægt fyrir báða aðila vegna þess að seljandi þarf að halda afriti sem skrá yfir sölu þeirra og viðskiptavinurinn þarf að halda afriti sem skrá yfir kaup þeirra.
Sending reiknings gefur til kynna að "einhver skuldar þér peninga" og að fá reikning sem gefur til kynna að "þú skuldar þeim peninga".
Útlit og tungumál reikninga þínar ættu að vera í samræmi við það sem eftir er af vörumerki þínu og skilaboðunum sem þú vilt afhenda. Það ætti að passa nafnspjald hönnun, bréf höfuð, tagline, jafnvel litir þínar.
Jafnvel þó að reikningsuppbygging sé iðnaðar háð eru nokkrar almennar þættir og reglur sem fylgja skal.
Til að muna þetta auðveldara er hægt að skipta reikningi inn í 6 mismunandi hluta:
Inniheldur upplýsingar um fyrirtækið þitt (eða fullt nafn ef þú ert sjálfstæður), fyrirtækismerki, upplýsingar um tengiliði, greiðsluupplýsingar osfrv.
Ef fyrirtækið þitt hefur ákveðna lagalega stöðu, til dæmis ef í Bandaríkjunum er fyrirtæki, eða í Bretlandi er það takmarkað, þá ættir þú að innihalda þær upplýsingar sem eru sérstaklega fyrir lögsögu þína; Það þýðir venjulega opinber heimilisfang og skráningarnúmer, en reglur eru breytilegir, svo athugaðu hjá skattaskrifstofunni.
Í Evrópu, ef þú ert skráður virðisaukaskattur, verður þú að vera með VSK-númerið þitt líka.
Hér getur þú tilgreint reikningsvalkostir, svo sem útgáfudagur - dagsetning reiknings, nettóskilmálar, gjalddaga, gjaldmiðill og póstnúmer.
Í viðskiptum er hugtakið net 30 notað til að gefa til kynna greiðslu innan 30 daga, eða það er nokkuð algengt að sjá 10/15, 30 net, sem er annar leið til að segja 10% afslátt ef greitt er í 15 daga og á gjalddaga innan 30 daga.
Hins vegar geta fólk sem er minna meðvitaður um hugtök viðskiptavina ekki vitað hvað þetta þýðir, þannig að eftir því hver kaupandinn er, þá gæti verið betra að nota látlaus enska í staðinn: "Vinsamlegast athugaðu að greiðsla er gjalddaga fyrir eða á 07/09/2013 ".
Hafðu líka í huga að dagsetningarsniðin eru mismunandi á alþjóðavettvangi. Greiðsla vegna 07/09/2013 getur þýtt greiðslu í júlí eða september eftir staðsetningu viðskiptavinarins. Til að koma í veg fyrir tvíræðni teljið meira formleg tjáning, eins og 9. júlí 2013.
Annað hugtak sem getur einnig valdið ruglingi er "við kvittun". Freshbooks framleiddi áhugavert nám sem segir að margir virðast túlka þetta sem "hvenær sem þér líður eins og það".
Það er eins og þeir fái reikning með orðunum "greiða við móttöku" og strax sorphaugur í "hvenær" stafli. Í staðinn virðist að nota ákveðna hugtök eins og '21 daga 'að einbeita sér huga viðskiptavinarins um tiltekinn tíma og mun í raun fá þér greitt hraðar en að biðja um strax greiðslu. - Zach Mathew
Þessi hluti inniheldur nafn og heimilisfang viðskiptavinarins sem þú ert að reikna með. Ef þú ert að takast á við fjölbyrjufyrirtæki þarftu að tilgreina réttan aðila eða deild. Þetta gæti ekki verið sá sem þú hefur sent í gegnum verkefnið, þannig að til þess að fá greitt hraðar, vertu viss um að spyrja hverjir fást við að borga þér.
Venjulega lýsir orðið Reikningur titill en eftir því sem gerð er getur það einnig verið Bill, Tax Invoice, Pro-Forma, Quick Invoice osfrv. Ef þú ert í vafa, haltu innheimtu.
Númer reikningsins er einstakt tilvísunarnúmer og er notað við bréfaskipti. Reglan er að aldrei nota sama fjölda fyrir margar skjöl.
Í sumum lögsagnarumdæmum er skylt að reikningsnúmer þitt stækki tímabundið. En, þeir þurfa ekki að vera í röð. Ef þú vilt ekki að viðskiptavinurinn þinn veit hversu mikið vinnu er að fara yfir skrifborðið skaltu íhuga að auka reikningsnúmerið með handahófi númeri í hvert skipti sem þú skrifar nýjan reikning: fyrsta reikningurinn þinn yrði '00007', næsta væri '00012' þá '00014' og svo framvegis.
Þú getur líka unnið númer í reikningsnúmerið þitt til að skokka minni þitt koma skatta tíma. Til dæmis má 2013-06-WDD-002 þýða sem "Second Invoice for Webdesigner Depot í júní 2013". Þetta veltur á þér; Vertu skapandi og finna númerakerfi sem hentar þér best.
Sérgreindar listar skulu lýsa því sem þú ert að hlaða fyrir - nafn / lýsingu á vöru eða þjónustu, magn, einingaverð, afsláttur (venjulega gefinn sem hundraðshluti), skatta og heildarfjárhæð.
Lýsingin ætti að passa við þau skilmála sem þú hefur samþykkt með viðskiptavininum þínum, svo vertu eins nákvæm og mögulegt er. Gakktu úr skugga um stafsetningarvillur, málfræðilegar eða tölfræðilegar villur þegar þær skapa léleg áhrif og geta skemmt mannorðið þitt. Reyndar, þrefaldur - athugaðu reikninginn þinn áður en þú sendir það út.
Annar hlutur sem þú ættir að íhuga er magn og einingaverðfærslur og athugaðu hvað reglurnar eru. Til dæmis, fyrir fyrirtæki í Bretlandi, ef fyrirtækið þitt er virðisaukaskatt skráð HMRC reglur um VSK reikninga segja að þú verður að innihalda verð á einingu á reikningnum þínum.
Ef þú ákvarðar klukkutíma getur þú tilgreint þann tíma sem þú hefur eytt og klukkustundum þínum.
Hlutföll og heildarfjölda með sundurliðun á sköttum skal reikna undir töflunni.
Gakktu úr skugga um að allt sé augljóst á daginn, því að ef viðskiptavinurinn getur ekki greint heildina sem hann er beðinn um að borga, þá er það mjög líklegt að reikningurinn þinn endist í "samning við síðar" stafli.
Þetta er kassi fyrir sérsniðin skilaboð eða athugasemd sem lýsir reikningsskilmálum þínum betur. Til dæmis ef þú samþykkir fleiri en eina greiðslumáta, getur þú hér tilgreint hver þú vilt. Er það eftirlit, millifærsla eða PayPal?
Enn fremur er það fullkomið til að sýna þakklæti. Mundu að vera kurteis mál og getur raunverulega fengið þér greitt hraðar. Sumar rannsóknir halda því fram að einföld "takk" getur aukið hlutfall reikninga sem greiddir eru fljótt um meira en 5%. Á svipaðan hátt gæti það þýtt að mikið af peningum á ári.
Þó að seint gjald sé ekki valinn leið til að biðja um greiðslu á tíma, hafðu í huga að hér getur þú einnig tilgreint þetta. Til dæmis: "Vextir runnið upp á 5% á mánuði eftir það".
Reikningurinn þinn er falinn markaðsverkfæri. Réttlátur ímynda þér hversu mikilvægt það væri ef þú gætir gert skjalið þitt áberandi meðal 100 af öðrum. Ég hef persónulega áhuga á að vinna með viðskiptavini sem senda mér skapandi reikninga. Vel hannað reikningur getur greitt þér ánægju.
Til að hefjast handa höfum við sett upp 10 sniðmát fyrir þig að hlaða niður ókeypis, Mundu að setja inn eigin vörumerki og sérsníða orðalag fyrir skilvirka reikninginn.
Hvernig reikna þú viðskiptavini? Hvaða ábendingar myndi þú deila til að fá greitt í tíma? Láttu okkur vita í athugasemdunum.